Digitalização e sistemas de gerenciamento

Soluções simples e produtivas para o gerenciamento de processos nas empresas

A digitalização de documentos é a conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, etc) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multi-usuários. A digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea das imagens de documentos, em qualquer computador conectado a uma rede ou à internet.

A conversão do papel para o documento digital surgiu da necessidade de tornar o ambiente das empresas, das instituições públicas, de bibliotecas, entre outros, mais eficiente e organizado.Basicamente uma empresa de digitação de documentos transforma papéis em arquivos de computador, podendo prestar outros serviços: armazenar, indexar, administrar e realizar backup (cópia) desses arquivos, entre outros.

A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com o intuito de:

  • Diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos;
  • Facilidade de acesso: possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea;
  • Busca a informação (sistema de indexação);
  • Segurança, inviolabilidade dos dados;
  • Preservação e durabilidade do acervo;
  • Transparência das informações.